Het slimme kantoor: Smart Workspace Management

Binnen een moderne kantooromgeving heb je vaak een breed scala aan verschillende informatiestromen. Dit begint al als gasten binnenkomen en hun bezoek aanmelden, maar geldt ook voor de medewerkers die met elkaar een overlegruimte willen boeken, of juist op zoek zijn naar een individuele werkplek en dan ook meteen een kluisje willen om hun spullen op te bergen. En misschien maak je nu ook al gebruik van narrowcasting om informatie aan je personeel en bezoekers weer te geven. Zou het niet handig zijn als je al die verschillende systemen en nog veel meer vanuit dezelfde online-omgeving kunt beheren? Nou, dat kan!

Diverse fabrikanten en ontwikkelaars zoals GoBright en Sony TEOS hebben uitstekende platforms om op een eenvoudige manier al je gebouwbeheersystemen te verzorgen. In deze blog lichten we de meest voorkomende toepassingen aan je uit.

Je kent het wel: de witte blaadjes die bij de receptie ingevuld moeten worden. Altijd is een pen kwijt, is de datum niet bij de hand en hoe zat het ook alweer met AVG en privacy? Digitale bezoekersregistratie is vaak de eerste stap naar een slim kantoor. Digitale bezoekersregistratie zorgt voor kortere wachttijden voor je bezoek en meer tijd over voor je receptie.

Wayfinding, of digitale bewegwijzering, is zeker voor grote locaties of als er meerdere bedrijven in het pand zitten een logische tweede stap. Met wayfinding kunnen je bezoekers eenvoudig zien waar ze in het pand moeten zijn. Over verschillende schermen kan de route op eenvoudige wijze aangegeven worden zodat iedereen uitkomt bij de juiste plek.

Narrowcasting, digital signage of simpelweg informatieschermen zijn al jaren een effectief middel om gasten en personeel te informeren, te amuseren en te inspireren. Het voordeel van narrowcasting is dat je in tegenstelling tot vele andere media zeer gericht je publiek kunt benaderen. Je weet vaak al heel goed wie het zijn, waarom ze er zijn en hoeveel tijd ze hebben om je informatie te lezen. Een wachtruimte of showroom is ideaal voor gasten, terwijl je voor interne informatie kunt denken aan kantoren, kantines, productie-omgevingen of plaatsen waar veel mensen even de tijd hebben, zoals bij printers en koffiezetapparaten.

Zeker nu veel mensen hybride werken en het kantoor een ontmoetingsplek wordt, mag het reserveren van een ruimte (‘Room Booking’) niet ontbreken. In de online-portal, op een scherm bij de ruimte of via de app regel je in een handsomdraai een ruimte voor je bijeenkomst. Ook kun je hier direct de capaciteit en de gewenste voorzieningen aangeven, zoals een camera of touchscherm. Het is zelfs mogelijk om extra services te koppelen, zodat er na een uur bijvoorbeeld catering wordt gebracht of er bij een probleem direct iemand van de technische dienst bij gehaald kan worden.

Net zoals je niet voor een gesloten vergaderdeur wilt belanden, wil je als je op kantoor komt ook je eigen werkplek. Hiervoor is werkplekreservering, flexplekmanagement of desk booking ideaal. In de app, portal of op een display in de ruimte boek je direct een beschikbare plek of juist alvast voor als je volgende week een dag op kantoor bent. De systemen zijn al zo intelligent dat ze zelfs je favoriete bureaustand kunnen onthouden. Het reserveren van lockers is eveneens mogelijk. Omgekeerd werkt het systeem overigens ook: nooit meer zoeken naar die ene collega, het desk booking-systeem laat je meteen zien waar deze zit te werken.

Er zijn nog veel meer toepassingen denkbaar, maar dit zijn in een notendop de meest voorkomende functionaliteiten. De verschillende systemen kunnen eenvoudig vanuit dezelfde online portal beheerd worden, wat voor een enorme ontlasting van zowel de facilitaire dienst als de gebruikers zorgt. Hier vind je tevens handige analysemiddelen. Zo weet je bijvoorbeeld precies hoe vaak je ruimtes gereserveerd worden, hoe je bezoekersstromen eruit zien en welke faciliteiten het meest gebruikt worden. Hierdoor ken je het werkelijke gebruik en kun je onderbouwd investeringsbeslissingen nemen.